Die Thematik Dokumente digitalisieren wird in vielen Banken inzwischen als wichtiger Prozess betrachtet. Die Umstellung auf einen vollständig papierlosen Prozess ist auch für Banken ein großes Projekt, welches seit einigen Jahren in den Fokus gerückt ist. Dabei gilt es vorhandene analoge Dokumente in digitale Formate zu überführen und elektronisch zu archivieren. Eine dezentrale analoge Dokumentenhaltung soll durch ein zentrales, digitales Unterlagenmanagement ersetzt werden, dessen Vorteile klar auf der Hand liegen:

  • Vermeidung von langen Zustellungswegen
  • zentrale und transparente Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente
  • Kosteneinsparungen (Papier/Lagerräume und Personal- und Prozesskosten)

Dokumente digitalisieren: Prüfen Sie diese wichtigen Punkte

Vor dem Start eines Digitalisierungsprozesses sind folgende Aspekte zu prüfen:

  • Klärung der rechtlichen Anforderungen der GOBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der AO (Abgabenordnung)
  • Sicherstellung der DSGVO-Konformität
  • Aufsetzen eines professionellen Projektmanagements zu den Themen: Lesbarkeit und Analysefähigkeit der Dokumente, Auswahl des Archivierungsortes (Cloud-Hosting vs. Server-Hosting) sowie eines passenden Archivierungssystems.

Zu den wichtigen Aspekten eines revisions- und prüfungssicheren Archivierungssystems in Banken siehe auch die Beiträge zu

Neben dem großen Kraftakt eines digitalen Unterlagenmanagements in Finanzinstituten ist die End-to-End Digitalisierung von Geschäftsprozessen der wirkliche Hebel in der Digitalen Transformation. Dieser setzt direkt beim Kunden an, der über digitale Schnittstellen Informationen in den standardisierten Prozess einbringt und damit schnell über Angebote verfügen kann.