Dokumentenmanagementsysteme für Banken gewinnen rasant an Bedeutung. Dazu haben wir detailliert bereits in einem eigenen Beitrag zum Thema DMS in Banken informiert. Bei der Einführung solcher Dokumentenmanagementsysteme setzen viele  Unternehmen auf sogenannte Open Source DMS in Banken. Solche Open Source Systeme haben viele Vorteile, jedoch auch gewichtige Nachteile.

Die wichtigsten Open Source Systeme für ein erfolgreiches Dokumentenmangement sollen hier kurz vorgestellt werden.

Open Source DMS in Banken: die 4 besten Systeme

  1. Drupal ist eine leistungsstarke Software, die bereits in vielen Organisationen zum Einsatz kommt. Das System kann digitale Dokumente unter anderem speichern und verwalten. Das System verbessert die Transparenz am Arbeitsplatz und reduziert den Aufwand für viele Arbeiten.
  2. LogicalDoc ist ein webbasiertes DMS, dass Teamarbeit herausragend unterstützt. Eine beliebige Anzahl an Dokumenten kann über das System verarbeitet werden.
  3. Nuxeo orientiert sich am Lebenszyklus der Inhalte und hat daher auch seine besonderen Stärken bei der Abbildung von Dokumenten in Prozessen. Besonders beliebt macht die Software die Möglichkeit, Inhalte auf verschiedenen Wegen aufzunehmen, so z.B. auch durch Scans oder E-Mails.
  4. Alfresco ermöglicht ein umfassendes Dokumentenmanagement, u.a. auch für Mediendateien oder Internet-Inhalten. Die Software ist sehr komplex, die Einarbeitung in das System ist daher langwieriger. Dafür ist die Software jedoch entsprechend machtvoll.

 

Open Source DMS in Banken: Nachteile nicht negieren

Open Source Systeme für Dokumentenmanagement haben auch eine Reihe von Nachteilen:

  • Geringerer Funktionsumfang: Open Source DMS haben naturgemäß i.d.R. nicht den gleichen Funktionsumfang wie ihre kostenpflichtigen Konkurrenten. Trotzdem werden Sie überrascht sein, wie machtvoll diese (oft plattformunabhängigen) Systeme sind.
  • Mängel beim technischen Support: Die Open Source Tools werden durch die Community supported. Dabei können Sie zwar oft guten Support erwarten, insbesondere bei Einführungsprozessen oder komplexen Problemen ist der Support aber oft nicht gleichwertig mit dem, der von kostenpflichtigen Wettbewerbern angeboten wird.
  • Compliance-Risiken: nicht immer erfüllen die Open Source Systeme die Compliance Richtlinien von Banken. Vor der Entscheidung für ein System sollten Sie daher eine entsprechend eingehende Prüfung einleiten.